Cada vez mais a tecnologia faz parte de nossas vidas, automatizando processos e trazendo formas mais eficazes de trabalho e gestão. Mas de que forma ela pode ser uma aliada das empresas e envolvidos na gestão de reservas hoteleiras?
Neste post falaremos de 5 benefícios que a tecnologia já oferece ao segmento, através de sistemas self-booking utilizados nas TMC´s (Travel Management Company).
Tudo online e com a melhor condição
Fazer reservas de hospedagem individualmente e diretamente com cada hotel já é coisa do passado. Atualmente isto é feito em um único lugar e com conteúdo online. Ao olharmos para trás, vemos o quanto tempo ganhamos com essa tecnologia. Mas além disso, hoje em dia é possível ter as melhores condições mesclando dados e tarifas oferecidas pelas TMC´s, com acordos diretos com as redes hoteleiras. Tudo em um único ambiente, sem necessidade de troca de e-mails ou orçamentos, e com o controle na sua mão.
Faturas centralizadas
Falando de reservas de hotéis, é muito comum a aquisição de serviços de vários fornecedores (hotéis) diferentes. Neste momento a tecnologia pode oferecer grandes benefícios, principalmente para o departamento financeiro. Imagine receber faturas individuais para cada serviço solicitado, com vencimentos e prazos de pagamento diferentes.
Utilizando uma TMC é possível receber uma única fatura, com um único vencimento e inclusive dividir as reservas por centro de custos internos, além de planilhas para controle interno. Esta ação também pode ser realizada com um cartão de crédito corporativo, já recebendo o extrato conferido pela TMC.
Relatórios personalizados
Solicitados muitas vezes pelos gestores, os relatórios têm a função de mostrar rapidamente e de forma visual, um panorama geral dos gastos com viagens corporativas. Isto facilita e otimiza o processo de decisões gerenciais sobre o tema.
Mas nem sempre o que é importante para uma empresa é importante para outra. Desta forma, atualmente é possível personalizar os relatórios de viagens de acordo com a necessidade de cada empresa. São inúmeras opções, incluindo relatório por viajante, rede hoteleira, cidade, centro de custo, data, etc.
Garantia da aplicação da política de viagens
Uma política de viagens bem construída pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, como redução dos custos com viagens, melhor controle dos serviços realizados, maior planejamento das equipes e por fim viagens mais eficazes e objetivas.
Mas ter uma política de viagens bem definida não significa necessariamente segui-la ou aplica-la. É neste momento que a tecnologia tem papel fundamental, automatizando relatórios, alertas e formatos de gestão para não haja a quebra de política de viagens, ou que em casos de exceção, ao ser quebrada a informação seja transmitida a todas as pessoas envolvidas.
Segurança de dados
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que foi aprovada em 2018 e entrou em vigor no ano de 2020, trouxe um grande desafio para as empresas, mas por outro lado maior segurança a todos.
Atualmente a maioria dos self-bookings já seguem os direcionamentos da LGPD e dão maior segurança aos clientes tanto com dados pessoais como com dados de pagamento, como cartões de crédito por exemplo. Isto acontece, pois, o sistema criptografa as informações através de um ambiente seguro, e desta forma os dados não ficam visíveis.
O sistema certo para sua empresa deve garantir uma gestão eficiente com segurança, controle de custos e redução de gastos.
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